L'inscription est obligatoire via la plateforme UN Indico pour accéder au Palais des Nations. Ce processus est géré par les Nations Unies, et non par le Secrétariat de l'IGF.

⚠️ Les inscriptions incomplètes qui ne répondent pas aux exigences de sécurité de l'ONU (y compris la photo) ne seront pas approuvées.

Comment s'inscrire ?

Étape 1 : Avant de commencer votre inscription, veuillez obtenir une photo d'identité récente

Nous vous recommandons de faire appel à un photographe professionnel pour vous assurer que votre photo répond aux normes requises. Veuillez respecter ces exigences clés :

• Utilisez un arrière-plan uni
• Assurez-vous d'avoir une photo claire et de face
• Gardez une expression neutre (pas de sourire)
• N'utilisez pas une photo d'une photo imprimée

Pour les spécifications complètes, veuillez vous référer aux exigences détaillées en matière de photos ici .

Étape 2 : Inscrivez-vous à l’AGA qui aura lieu du 12 au 14 octobre 2026 .

• Si vous n'avez pas de compte, veuillez cliquer ici pour en créer un . Nous vous recommandons de créer un compte avec votre adresse e-mail institutionnelle, si possible, afin de faciliter la validation de vos informations.
• Téléchargez une photo de type passeport lorsqu'on vous le demande
• Après avoir créé un compte Indico, procédez à votre inscription à l'AGA en cliquant ici .
• Afin d’assurer un processus d’approbation d’inscription fluide, veuillez télécharger votre lettre de nomination, votre note verbale ou tout autre document justificatif confirmant votre affiliation à l’organisation indiquée dans votre inscription.

Il n'y a pas d'inscription sur place , veuillez vous inscrire à l'avance, sinon l'IGF ne pourra pas vous aider à obtenir l'approbation de votre inscription auprès de l'ONU.

Les participants sponsorisés doivent avoir reçu leur itinéraire de vol auprès de nos agents de voyages, Continental ou GP Travel.

Avant votre voyage, veuillez rechercher l'e-mail contenant votre billet électronique, vérifier l'heure de départ et vous assurer d'arriver à l'heure pour votre vol. Pour trouver votre billet électronique, recherchez les e-mails provenant de :

• Keri Watson kwatson@continentaltravel.ca ou
• Monique Batista - GP Voyage Askmb@gptravel.ch

Nos agents de voyages travaillent pendant les heures ouvrables. En cas de problème, veuillez contacter les contacts d'urgence de l'agence de voyages indiqués sur votre billet. Veuillez lire attentivement et suivre les instructions ci-dessous.

Que dois-je faire si mon vol est retardé ou annulé ?

Si votre vol est retardé ou annulé, veuillez contacter la compagnie aérienne. Elle devrait reprogrammer votre vol et vous fournir les repas et l'hébergement si vous êtes à l'aéroport et que le vol est retardé au-delà des délais raisonnables.

En règle générale, si vous êtes un passager bloqué en route, un agent de voyages ne peut pas aider. Se rendre à la compagnie aérienne à l'aéroport est donc votre meilleure option.

Comment annuler ou reprogrammer mon vol à la dernière minute ?

Toute modification ou annulation doit être communiquée au Secrétariat de l'IGF à l'avance. Toutefois, si vous devez annuler ou reporter votre vol à la dernière minute (18 heures avant le départ), veuillez contacter les contacts d'urgence de l'agent de voyages indiqués sur votre billet électronique pour reporter ou annuler votre vol, puis informer le Secrétariat de l'IGF.

Que dois-je faire si je rate mon vol ?

Si vous avez manqué votre vol, le Secrétariat de l'IGF ne prendra pas en charge les frais supplémentaires liés à un changement de vol. Deux situations sont possibles :

• Si vous manquez votre vol et que vous êtes déjà enregistré, la compagnie aérienne appliquera généralement le forfait pour non-présentation, ce qui signifie que le billet sera perdu dans son intégralité, y compris le billet retour. Vous pouvez contacter les contacts d'urgence de l'agence de voyages pour connaître les options possibles, mais vous devrez probablement acheter un nouveau billet (y compris un billet aller-retour) si vous souhaitez voyager.

• Si vous avez manqué votre vol sans vous enregistrer, veuillez contacter les contacts d'urgence de votre agence de voyages pour savoir s'il est possible d'organiser un nouveau vol gratuitement. Cela dépend des conditions du billet acheté, qui peuvent varier selon les compagnies aériennes et les tarifs proposés. Si aucune option n'est disponible, vous devrez acheter un nouveau billet si vous souhaitez voyager.

Où puis-je trouver le contact d'urgence de l'agent de voyages ?

Les coordonnées d'urgence sont incluses dans l'e-mail de votre billet électronique. Vous trouverez ces coordonnées au bas de celui-ci. Tous les itinéraires indiqueront le numéro d'urgence de votre lieu de départ.

Veuillez noter que l'équipe du Secrétariat de l'IGF sera également en déplacement et, en aucun cas, ne pourra contacter la compagnie aérienne en votre nom.

Veuillez envoyer un courriel à agm@igfmining.org pour nous informer de tout changement d'itinéraire important.

Vous devriez recevoir une confirmation individuelle de votre réservation d'hébergement par courriel au moins une semaine avant l'événement. Dans le cas contraire, veuillez nous en informer au plus tard le lundi 05 octobre.

Les participants sponsorisés par l'IGF seront hébergés à l' Hôtel Royal :

• Rue de Lausanne 41-43, 1201 Genève – Suisse (à 5 minutes à pied de la Gare Cornavin).
• Tél. : +41 22 906 14 14
• Les chambres sont disponibles à 15h00 et doivent être libérées à 12h00.

Apportez une carte de crédit pour l'enregistrement à l'hôtel, car elle vous sera demandée par l'hôtel pour établir une garantie.

Le Secrétariat de l'IGF prendra en charge votre séjour (petits-déjeuners inclus) pendant toute la durée de l'événement. Les nuits supplémentaires réservées pour votre confort personnel, les surclassements et autres frais (blanchisserie, minibar, téléphone, etc.) seront à votre charge.

Le Secrétariat de l'IGF vous versera une indemnité journalière de CHF 100 pour la durée de votre séjour, en fonction des dates auxquelles vous souhaitez assister à l'événement.

L'indemnité couvre les déjeuners, les dîners et les frais accessoires, ainsi que les autres remboursements demandés avant l'assemblée générale (par exemple, les frais de demande de visa). Les repas déjà couverts et fournis dans le cadre de l'événement seront exclus du calcul de l'indemnité.

L'allocation sera versée sur une carte Visa prépayée qui sera distribuée le dimanche 11 octobre à l'Hôtel Royal

• 10h00–12h00
• 16h00–18h00

Les cartes sont personnelles et seront remises au bénéficiaire uniquement, sur présentation d'un passeport ou d'une pièce d'identité avec photo.

Les cartes peuvent être utilisées pour régler toutes vos dépenses pendant l'événement, partout dans le monde, là où les cartes Visa sont acceptées. Vous pouvez également retirer de l'argent si nécessaire.

Veuillez noter que :

• Toutes les dépenses qui n’ont pas été réclamées avant le 11 septembre, tel qu’indiqué par courriel, ne seront pas remboursées.
• Si vous prévoyez un séjour prolongé à Genève ou dans toute autre ville par préférence personnelle, le Secrétariat de l'IGF ne fournira aucun soutien financier.

Pendant votre séjour à l'hôtel, les transports locaux à Genève seront gratuits, y compris depuis et vers l'aéroport. L'hôtel vous enverra un titre de transport par e-mail 2 à 3 jours avant votre arrivée. Veuillez suivre les instructions pour l'activer.

Pour plus d'informations sur les transports publics à Genève, veuillez consulter : https://www.tpg.ch/

Veuillez noter que le Secrétariat de l'IGF ne remboursera aucun frais de taxi ou de transport local payé de votre poche.

Veuillez apporter tous vos documents justificatifs concernant votre visite à Genève : votre inscription, la lettre de nomination, votre confirmation d'hébergement, ainsi que d'autres documents pertinents, tels que des lettres d'emploi, au cas où l'agent d'immigration vous le demanderait.

L'aéroport international de Genève est situé à proximité du centre-ville. Il est recommandé de prendre le train jusqu'à la gare Cornavin (gare principale de Genève). Le trajet en train entre l'aéroport et la gare Cornavin dure 6 minutes. L'hôtel se trouve à seulement quelques pâtés de maisons, à 5 minutes à pied de la gare Cornavin.

Le transport sera gratuit avec le pass envoyé par l'hôtel (Veuillez consulter la section sur les transports locaux pour plus de détails.)

Tous les trains au départ ou à destination de la gare de Genève-Aéroport s'arrêtent en gare de Genève-Cornavin, au centre-ville de Genève. (Le trajet entre les deux gares dure 7 minutes, avec jusqu'à sept trains par heure aux heures de pointe.)

Où puis-je trouver la gare à l'aéroport ?

Les passagers ont un accès direct à la gare de l'aéroport au niveau de l'enregistrement et depuis le hall des arrivées.